QMS – eine Herausforderung für PTA
Für die genaue Ausgestaltung des QMS ist natürlich der Apothekenleiter verantwortlich. Er entscheidet auch, ob das QMS in Eigenregie zusammengestellt wird oder ob eventuell ein externer Dienstleister hinzugezogen wird. Weil ein Qualitätsmanagement jedoch nur im Team funktioniert, ist er auf die Hilfe seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angewiesen.
Fakt ist, die Einführung eines QMS ist zeitaufwendig. Und doch können klare Abläufe und Prozesse – sowohl im Backoffice als auch in der Offizin – sehr hilfreich sein. Durch festgelegte Abläufe und Qualitätsvorgaben kommt letztendlich weniger Stress auf.
Jeder Mitarbeiter in der Apotheke macht QMS
Jeder, der im Handverkauf gearbeitet, eine Rezeptur hergestellt, dokumentiert und geprüft hat, ein Leihgerät gereinigt und für den Wiederverleih zurechtgemacht hat, hat bereits QMS-typische Tätigkeiten ausgeführt.
Was diese Vorgehensweise vom tatsächlichen Qualitätsmanagement unterscheidet, ist lediglich die Tatsache, dass Sie das alles bis zur Einführung des QMS so gemacht haben, wie Sie es immer gemacht haben und die Tätigkeiten weder genau beschrieben, noch für alle im Team in einer bestimmten Art und Weise schriftlich festgelegt haben.
Haben Sie beispielsweise schon einmal einer PTA-Praktikantin erklärt, wie man ein Rezept in die Kasse eingibt, was bei den Rabattverträgen zu berücksichtigen ist und wie sie das Rezept letztendlich korrekt bedruckt und welche Beratungshinweise sie dem Kunden mit auf den Weg geben muss? Prima, dann haben Sie gerade Ihrer PTA-Praktikantin einen sogenannten Prozess, nämlich den Prozess der Rezeptbelieferung, erklärt!
QMS-Aufgaben für PTA
Sie haben also bei sich in der Apotheke bereits Prozesse ausgeführt und diese auch an andere weitergegeben. Um nun aktiv an der Ausgestaltung des Qualitätsmanagementsystems mitzuwirken,
können Sie helfen, sämtliche solcher Prozesse in allen ihren Schritten aufzuschreiben.
Das Verfassen einer solchen Handlungs- oder Arbeitsanweisung nennt man übrigens kurz SOP (Standard Operating Procedure, übersetzt Standardvorgehensweise). Das bedeutet nichts anderes, als dass man das Vorgehen innerhalb eines Prozesses beschreibt.
Häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe wie beispielsweise die Rezeptbelieferung, der Verleihvorgang
einer Milchpumpe etc. werden textlich genau beschrieben, allen Personen, die diese Tätigkeiten ausführen, erklärt und von diesen gegengezeichnet.
PTA können vom Apothekenleiter zum Prozessverantwortlichen ernannt werden. Dann ist der oder die PTA auch für die sogenannte Selbstinspektion dieses Prozesses zuständig und muss regelmäßig überprüfen, ob die Arbeitsabläufe so eingehalten werden.
Als PTA bei pharmazeutischen Kernprozessen mitwirken
Bei den pharmazeutischen Kernprozessen geht es um alle ureigensten Abläufe der Apotheken, also die Abgabe von Arzneimitteln sowie deren Herstellung und Prüfung. Hier können PTA beispielsweise
bei der Ausgestaltung der Prozesse zur Abgabe von Arzneimitteln und Medizinprodukten in der Selbstmedikation mitwirken.
Hierauf sollte beim QMS ein besonderes Augenmerk gelegt werden, da die Apotheke hier ihre Kompetenz und Qualität in der Beratung und bei der Abgabe unter Beweis stellen kann. Der Prozess sollte deshalb ständig hinterfragt und weiter optimiert werden. Obsolet gewordene Empfehlungen
können hier beispielsweise gegen die Beratung zu sinnvollen Neueinführungen ausgetauscht werden.
So entwickelt sich die Beratung des gesamten Teams sehr gut weiter und ist immer up to date. Natürlich gehört hierzu auch die Arzneimittelinformation – eine apothekerliche Aufgabe, bei der auch PTA sehr gut mitwirken und recherchieren können.
Herstellung und Abgabe von Rezepturarzneimitteln
Die nachweisliche Qualität einer in der Apotheke angefertigten Individualrezeptur ist ein ausgesprochenes Qualitätsmerkmal der Apotheken. Ein hoher und konstanter Qualitätsstandard muss hier das Ziel sein – gefolgt von einem fundierten Beratungsgespräch zur richtigen Anwendung.
Bei diesen Prozessen handelt es sich um die Paradedisziplin der PTA – sie können diese am besten festlegen und optimieren. Zur Überprüfung der Prozesse bietet sich die Teilnahme von PTA an den Ringversuchen zur Qualitätssicherung an.
Hygienemanagement als Teil des QMS
Ein weiteres Kerngebiet der PTA kann das Hygienemanagement in der Apotheke sein. Nicht nur, dass es durch die Umsetzung der geltenden Hygieneanforderungen bei der Herstellung zum Teil in den Rezeptur- / Defektur-Bereich mit hineinspielt, nein, die Erstellung und Überwachung eines Hygieneplans für die Apotheke kann einen größtmöglichen Schutz vor Infektionen und Kontaminationen für Kolleginnen und Kollegen, Kunden und Arzneimittel sicherstellen.
Zum anderen präsentieren Sie Ihren Kunden als verantwortliche Person ein vertrauenswürdiges Umfeld in den für sie zugänglichen Bereichen.
Erstellung des QM-Handbuches
Weitere Prozesse, bei denen Sie als PTA mitwirken können, sind die Ausgestaltung des Botendienstes, die Kontrolle der Lagerungsbedingungen (Kühlschrank- und Raumtemperaturüberwachung) und die Prüfung von Fertigarzneimitteln. Diese Prüfung muss allerdings am Ende von einem Apotheker abgezeichnet werden.
All diese Prozesse werden in einem Qualitätsmanagement-Handbuch zusammengefasst. Auch hier können Sie als PTA tätig werden und mithelfen, die Prozesse zusammenzustellen, zu überwachen und ans Team zu vermitteln.