DAV-Handlungshilfe: Wie können sich Apotheken auf einen Stromausfall vorbereiten?

„Weder im Voraus noch zum Zeitpunkt eines Stromausfalls kann dessen Ausmaß abgeschätzt werden“, schreibt der Verband einleitend. „Dieses Dokument soll die Apothekenteams dabei unterstützen, sich auf einen möglichen Stromausfall (sowohl Blackout als auch Brownout) vorzubereiten und die Arbeitsfähigkeit während eines solchen Stromausfalls zu gewährleisten. Die Maßnahmen sollten nach individueller Prüfung und auf Grundlage der – innerhalb der Apotheke – zur Verfügung stehenden Mittel Anwendung finden.“

Viele Prozesse in den Apotheken sind stromabhängig und können bei einem Stromausfall nicht wie gewohnt weiterlaufen, heißt es in der Handlungshilfe. „Trotzdem hat die Apotheke auch unter diesen Bedingungen – so weit wie möglich – die ordnungsgemäße Versorgung der Bevölkerung sicherzustellen.“ Um sich auf ein solches Szenario vorzubereiten, empfiehlt der DAV, alle Mitarbeitenden in die Planung einzubeziehen und diese im QMS-Handbuch festzuschreiben.

In der Zeit des Stromausfalls sind die Tätigkeiten in der Apotheke laut DAV „auf das absolut Wesentliche zu konzentrieren. Nicht dringende Tätigkeiten/Abgaben sind auf die Zeit nach Wiederaufnahme der Stromversorgung zu verschieben.“ 

Sollte eine Schließung unumgänglich sein, ist dies nach Möglichkeit der Kammer und der zuständigen Behörde anzuzeigen. Zudem sollten die umliegenden Apotheken informiert werden.

Wichtig: Nach einem Stromausfall kann das plötzliche Einschalten des Stroms zu einer Überlastung und somit zu einer Beschädigung strombetriebener Systeme führen. Dies kann, unter anderem durch einen Kurzschluss, einen erneuten Stromausfall herbeiführen, warnt der DAV. „Daher ist bei einem Stromausfall darauf zu achten, alle Sicherungen abzuschalten.“ 

Zudem ist es möglich, dass durch den Stromausfall beziehungsweise das Wiederanschalten des Stroms bestimmte Systeme in der Apotheke beschädigt werden. Das kann teuer werden, falls sich zum Beispiel Arzneimittel mit hohem Warenwert im Kühlschrank befinden. 

Der DAV rät, den Versicherungsschutz zu überprüfen: „Um den Versicherungsumfang im Falle eines Stromausfalls abzuklären, empfiehlt es sich, vorab Kontakt mit der Versicherung aufzunehmen. Ggf. müssen die Konditionen angepasst werden.“

Bei der Risikoanalyse sind dem DAV zufolge unter anderem folgende Fragestellungen zu berücksichtigen:

• Welche Systeme und Prozesse sind von einem Stromausfall betroffen und welche Folgen hat dies?
• Welche Prozesse müssen/sollen während eines Stromausfalls – ggf. mit Einschränkungen – weiter funktionieren, welche sind aufschiebbar?
• Mit welchen Maßnahmen kann der Stromverbrauch reduziert werden? (Brownout)

Ärztliche Verordnungen sollten im Ernstfall weiter beliefert werden – für E-Rezepte besteht diese Möglichkeit allerdings nicht, da sie weder abgerufen werden können noch Dispensierdatensätze erstellbar sind. Hier bleibt nur die Rücksprache mit der verordnenden Praxis. Ärzte dürfen selbstverständlich handschriftliche Papierrezepte ausstellen, sofern die Ausstellung über die Praxissoftware vorübergehend nicht möglich sein sollte. 

Fällt die EDV aus, können die Apothekenteams notwendige Arzneimittelinformationen in der gängigen Fachliteratur (Rote Liste, Arzneibuch) nachschlagen. „Die in der Apotheke vorhandene Fachliteratur ist daher dringend aktuell und verfügbar zu halten“, betont der DAV. Die Abgabe ist demnach für die spätere Abrechnung, mit Blick auf mögliche Retaxationen, aber auch aus haftungsrechtlichen Gründen, unbedingt zu dokumentieren.

Darüber hinaus empfiehlt der Verband, vorab zu klären, wie es im Ernstfall um die Erreichbarkeit der Apotheke für den Apothekenleiter und das Apothekenpersonal steht. Dabei ist zu bedenken, dass auch der Straßenverkehr und der ÖPNV von einem Blackout betroffen wären.

Apotheken, die über einen Kommissionierer verfügen, sollten sich zudem damit befassen, wie sie bei einem Stromausfall an die Arzneimittel gelangen. „Es ist vorab mit dem Hersteller abzuklären, inwieweit der Kommissionier-Automat über eine unabhängige Stromversorgung oder ein Backup-Modul verfügt und über welchen Zeitraum diese zur Verfügung stehen“, schreibt der DAV. 

„Insbesondere empfiehlt es sich, die elektronisch gespeicherten Lagerorte der Arzneimittel regelmäßig (ggf. automatisch) auf einen voll aufgeladenen Laptop herunterzuladen oder die Artikelbestandsliste einschließlich der Lagerorte ggf. auszudrucken.“ Überdies sollte das Apothekenpersonal geschult werden und wissen, ob und wie der Kommissionierer im Fall eines Stromausfalls betreten werden kann.

Ein besonderes Augenmerk dürfte wohl auf den Kühlschränken liegen – denn wie bereits erwähnt, lagern dort oft recht hochpreisige Präparate, deren Verlust einen hohen wirtschaftlichen Schaden für die betroffene Apotheke bedeuten kann. Folgende Punkte sind laut DAV zu beachten:

• Wie lange hält der Kühlschrank nach einem Stromausfall die Innentemperatur? (Informationen in der Gebrauchsanweisung, Information des Herstellers, Bereithaltung analoger Thermometer zur Überwachung der Kühlschranktemperatur.)
• Kann der Kühlschrank an einem anderen, kühleren Ort aufgestellt werden?
• Der Beginn des Stromausfalls ist zu dokumentieren. Während des Stromausfalls empfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung der Kühlschranktemperatur. Diese sollte dokumentiert werden.
• Individuell kann geprüft werden, ob sich die Anschaffung batteriebetriebener Kühlschränke oder eines Notstromaggregats lohnt.
• Bereithalten von Stabilitätsdaten für besonders temperatursensible Arzneimittel (Fach- und Herstellerinformation).
• Gibt es mögliche kommunale Sammelpunkte, wo besonders wichtige kühlpflichtige Arzneimittel im äußersten Notfall gelagert werden können?

Kühlboxen bieten die Möglichkeit, die Kühlung aufrechtzuerhalten. Hierzu sollten Kühlakkus vorbereitet werden und vorab eine standardisierte Temperaturkontrolle durchgeführt werden. 

Es empfiehlt sich, den Einsatz von Kühlboxen mit Thermometer/Temperaturlogger-Kombination und Kühlelementen praktisch auszuprobieren. Hierbei sind Arzneimittel mit Abstand zum Kühlaggregat zu lagern und Arzneimittel vor Kondenswasser durch Umverpackung (Kunststofftüte) zu schützen. Eine Sicherstellung der Kühlung der Arzneimittel nach Stromausfall ist somit auf eine Zeit von 12 bis maximal 24 Stunden verlängerbar.

Auch die Kommunikation über elektronische Hilfsmittel dürfte bei einem Stromausfall beeinträchtigt bis nicht mehr möglich sein. Die Tipps des DAV:

• Bereithalten bzw. Anschaffung eines Laptops mit funktionsfähigem Akku und zusätzlicher Powerbank/Powerstation.
• Prüfung des Vorhandenseins oder Anschaffung eines mobilen LTE-Routers mit eigenem Akku und entsprechender Sim-Karte vom Provider.
• Bereithalten eines Smartphones/Handys und ggf. zusätzliche Powerbank.
• Ggf. Anschaffung eines batteriebetriebenen Radios oder Kurbelradios für Behördeninformation.
• Eingehende Faxe zusätzlich als E-Mail konfigurieren.
• Ggf. Anschaffung eines Funkgeräts.

Die Handlungshilfe des DAV enthält zudem Hinweise unter anderem zu den Dokumentationspflichten bei Betäubungsmittelabgabe, der Rezepturherstellung, der elektronischen Datenverarbeitung (EDV), der Bestellung beim Großhandel sowie der Krankenhaus- und Heimversorgung. Interessierte finden das Dokument im geschützten Bereich auf der ABDA-Website.