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Dienstfahrrad für PTA: Worauf ist zu achten?
Umweltschonende Fortbewegung ist modern und angesichts der Entwicklung des Klimas auch dringend geboten. Viele Kommunen planen ihr Verkehrskonzept neu und weisen Fahrradrouten aus, um es attraktiv zu machen, das Auto stehenzulassen. Zusätzlich bietet die Bewegung an der frischen Luft gesundheitlichen Nutzen.
Wenn man ein Dienstfahrrad hat, muss man nicht jeden Tag damit zur Arbeit fahren und man darf es auch privat nutzen.
Dienstfahrrad für Apothekenmitarbeiter selten
Da Dienstfahrräder oder gar Dienstwagen in der Apothekenbranche nicht sehr verbreitet sind, ist es sinnvoll, zunächst einmal möglichst viele Informationen einzuholen, damit man selber gut vorbereitet für ein Gespräch mit der Apothekenleitung ist.
Relevant für die Entscheidung über ein Dienstrad dürften für beide Seiten die Kosten sein. Moderne Fahrräder haben nicht mehr viel mit den alten Drahteseln gemein und das schlägt sich auch im Preis nieder. Um die Anschaffung trotzdem zu ermöglichen, gibt es steuerlich attraktive Möglichkeiten, ein sogenanntes Job- oder Dienstrad als Alternative zum Dienstwagen anzubieten.
Für Arbeitgebende ist es einfach: Sie können sich an den Kosten beteiligen, müssen es aber nicht. Die Entscheidung, ob man die Apotheke für Mitarbeitende besonders attraktiv machen möchte, indem man sie mit besonderen Angeboten bindet, entscheidet jede Apotheke selbst.
Auswahl an Anbietern für Dienstfahrrad einholen
Die großen Anbieter für Diensträder, die auch bundesweit aufgestellt sind, findet man im Internet – derzeit beispielsweise jobrad.de, mein-dienstrad.de und einige weitere. Ein großer etablierter Anbieter hat den Vorteil, dass dort Erfahrungen und Routinen bestehen. Man kann davon ausgehen, dass die vorgestellten Leasingmodelle den üblichen Anforderungen entsprechen.
Alternativ kann auch ein lokaler Anbieter infrage kommen. Häufig sind lokale Unternehmen vernetzt, sodass der Apothekenleitung ein Abschluss leichter fallen könnte, wenn ein befreundetes Unternehmen der Anbieter ist.
Am besten werden vorab Informationen von mindestens drei Anbietern eingeholt, damit die Möglichkeit zum Vergleich besteht. Für das Gespräch mit der Apothekenleitung ist es weiterhin sinnvoll, neben dem erwähnten Infomaterial auch schon eine kleine Aufstellung der Vor- und Nachteile parat zu haben, damit die Entscheidung leichter fällt.
Auswahlkriterien sind für die Arbeitgebenden hauptsächlich die Kosten und der Verwaltungsaufwand. Für die Angestellten spielen dagegen eher die Modellauswahl und die Servicepakete eine Rolle. Man sollte vorab überlegen, welcher Anbieter für einen der beste ist, denn danach wird die Apothekenleitung vermutlich fragen.
Wer schließt den Vertrag für ein Dienstfahrrad ab?
Ist die Entscheidung für einen Anbieter gefallen, wird man mit diesem einen Vertrag abschließen. Leasingnehmer ist die Apothekenleitung, der Mitarbeitende selbst ist Nutzer des Dienstfahrrads.
Den Leasingvertrag schließt also die Apothekenleitung mit der Dienstradfirma ab. Zwischen Apothekenleitung und Angestellten wird dann ein sogenannter Überlassungsvertrag geschlossen.
Vor Abschluss des Vertrags sollten sich beide Seiten Gedanken darüber machen, wer die laufenden Kosten zu tragen hat. Üblich und sinnvoll sind Servicepauschalen, über die Reparaturen, Wartung und Versicherung abgedeckt sind. Ist nichts weiter vereinbart oder verhandelt, liegen die Kosten alleine bei dem Apothekenmitarbeitenden, der das Fahrrad nutzt.
Die Apothekenleitung könnte sich beispielsweise mit einem Zuschuss zur Leasingrate oder auch zum Servicepaket an den Kosten beteiligen.
Wie und wer bezahlt das Dienstfahrrad?
Die von Arbeitgebenden gewährten Vorteile für die Nutzung von Dienstfahrrädern sind steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn geleistet werden. Das bedeutet, dass die Apothekenleitung ein Jobrad nicht als Ersatz zum Beispiel für eine ohnehin fällige Gehaltserhöhung wegen des Wechsels in ein höheres Berufsjahr oder der Erhöhung der Stundenzahl leisten darf.
Wenn das Dienstfahrrad aber angeboten wird, um den Mitarbeitenden zusätzlich etwas Gutes zu tun, ist dies für die Arbeitnehmenden steuerfrei möglich.
Vielfach üblich ist das Leasing über eine Gehaltsumwandlung. Dies wird so umgesetzt, dass der Leasingbeitrag, den der Mitarbeitende zahlt, auf der Gehaltsabrechnung vom zu versteuernden Bruttoeinkommen abgezogen wird. Es werden also keine Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge fällig.
Gleichzeitig muss die Möglichkeit, das Fahrrad auch privat zu nutzen, als geldwerter Vorteil versteuert werden. Der geldwerte Vorteil wird rechnerisch mit 0,25 % der unverbindlichen Preisempfehlung (UVP) des Herstellers angesetzt, wobei dieser Listenpreis auf volle 100 Euro abgerundet wird.
Beispielrechnung:
Wer sich für ein hochwertiges E-Bike für 5.050 Euro entscheidet, muss 12,50 Euro monatlich, also 150 Euro jährlich, zusätzlich versteuern (5.050 abgerundet auf 5.000 x 0,0025 = 12,50; 12,50 x 12 = 150).
Wie sich das konkret auswirkt, muss individuell berechnet werden. Die meisten Anbieter bieten auf ihrer Homepage entsprechende Rechner an.
Das Ergebnis wird in der Regel sein, dass man selbst ein tolles neues Fahrrad hat, das man sich sonst vielleicht nicht geleistet hätte.
Einen Haken hat das Ganze: Eine Reduzierung des Bruttoeinkommens bewirkt gleichzeitig, dass auch entsprechend weniger in die Rentenkasse eingezahlt wird. Deshalb ist es noch attraktiver, wenn man die Apothekenleitung überzeugen kann, die Leasingraten ebenso wie eventuelle Servicepauschalen zu übernehmen.
Auch für die Apothekenleitung kann das Modell trotzdem interessant bleiben: Neben der nicht zu unterschätzenden Wirkung der Mitarbeiterbindung sinkt die Steuerlast wegen der Reduzierung des zu versteuernden Einkommens. Nutzt man das Jobrad vielleicht auch noch als Werbefläche, kann man sich potenziellen Kunden gegenüber überzeugend als umweltbewusste Apotheke präsentieren.
Dienstfahrrad: Was tun bei Schadensfall und Leasingende?
Die meisten Anbieter haben eine Servicepauschale oder ein Rundum-sorglos-Paket, mit dem nicht nur Unfallschäden, sondern auch Vandalismus abgedeckt sind.
Eine Mindestabsicherung ist größtenteils verpflichtend, nach oben sind die Möglichkeiten zur zusätzlichen Absicherung offen. Hierbei sollten die Angebote genau geprüft und mit den eigenen Bedürfnissen abgeglichen werden.
Und was ist am Ende des üblicherweise dreijährigen Leasings? Arbeitnehmende haben die Möglichkeit, das Fahrrad zu übernehmen, zu einem auf den ersten Blick günstigen Preis.
Dabei sollte allerdings bedacht werden, dass es sich schon um ein dreijähriges gebrauchtes Rad handelt und dass bei einem sehr günstigen Preis unterhalb des marktüblichen Preises auch wieder der geldwerte Vorteil versteuert werden muss.
Fahrrad, E-Bike oder Dienstwagen?
Die Regeln zum Fahrradleasing als Dienstrad gelten für normale Fahrräder ebenso wie für E-Bikes, allerdings nur für solche, die bis zu 25 km/h Geschwindigkeit Trittunterstützung anbieten. Pedelecs mit mehr Power werden wie Kraftfahrzeuge behandelt und müssen mit einem Prozent des Listenpreises als geldwerter Vorteil versteuert werden.
Natürlich bleibt es weiterhin möglich, Mitarbeitenden einen Dienstwagen zur Verfügung zu stellen, auch wenn das für PTA eher die Ausnahme ist.
Da gerade Apotheken im ländlichen Raum oft besonders verzweifelt auf der Suche nach Fachkräften sind, kann ein Firmenfahrzeug den Arbeitsplatz deutlich attraktiver machen. Gerade im ländlichen Raum ist eine verbesserte Mobilität, mit der auch weitere Entfernungen überwunden werden können, viel wichtiger als in der Stadt, in der meist ein Fahrrad oder ein E-Bike ausreicht, um in angemessener Zeit zur Arbeit zu kommen.