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ePA – alles Wichtige zur elektronischen Patientenakte
In der elektronischen Patientenakte (ePA) werden medizinische Unterlagen wie Arztbriefe, Befunde oder Medikationslisten gespeichert – vor allem, um Ärzten, Psychotherapeuten und anderem medizinischem Fachpersonal einen Überblick über die Krankengeschichte eines Patienten zu geben.
Das hört sich erst einmal nach einer sinnvollen Zentralisierung von Daten an, die unter anderem einen Arztwechsel vereinfacht. In der Praxis gibt es jedoch noch Hemmnisse, die es erschweren, das volle Potenzial der ePA auszuschöpfen.
Hier die wichtigsten Informationen und neuesten Entwicklungen im Überblick.
Grundprinzip der elektronischen Patientenakte
Eine elektronische Patientenakte erhalten alle gesetzlich Versicherten seit Februar 2025, wenn sie nicht bei ihrer Krankenkasse per Brief, E-Mail oder Anruf widersprochen haben. Ist die Akte bereits angelegt, wird sie nach einem etwaigen Widerspruch wieder gelöscht.
Seit Oktober 2025 sind Arztpraxen und Apotheken grundsätzlich verpflichtet, bestimmte Informationen in die ePA eines Patienten einzustellen. Krankenhäuser haben dagegen noch Aufschub erhalten; sie werden voraussichtlich im Lauf des Jahres 2026 so weit sein.
In der ePA sollen alle Informationen zu finden sein, die für Ärzte, Therapeuten oder auch Reha-Kliniken bei der Mit- oder Weiterbehandlung wichtig sind. Dazu gehören Befundberichte aus Untersuchungen, bildgebender Diagnostik und Labors, Angaben zu Therapien und chirurgischen Maßnahmen sowie Arztbriefe und Krankenhaus-Entlassbriefe.
Zudem werden alle verschriebenen und alle eingelösten E-Rezepte in der ePA erfasst und daraus automatisch eine Medikationsliste erstellt.
Wichtig: Patienten müssen immer darüber informiert werden, welche Daten in die ePA eingestellt werden sollen. Sofern es sich nicht um hochsensible Daten handelt, reicht jedoch ein Informationsblatt, das in der Praxis ausgelegt oder dem Versicherten ausgehändigt wird. Auch hier gilt jederzeit das Widerspruchsrecht.
Gut zu wissen: Was sind sensible Daten?
Als sensible Informationen gelten Inhalte, die zur Diskriminierung oder Stigmatisierung führen könnten, wenn sie bekannt würden, wie Informationen zu Geschlechtskrankheiten, psychischen Erkrankungen oder Schwangerschaftsabbrüchen.
In solchen Fällen muss die Arztpraxis beim Patienten aktiv nachfragen, ob sie das jeweilige Dokument in die ePA hochladen soll, und ein etwaiges Nein in den Patientendaten notieren.
Inhalte der ePA: Auch Vollmachten und alte Arztbriefe möglich
Auf Patientenwunsch können außerdem Daten aus strukturierten Behandlungsprogrammen wie Chronikerprogrammen (DMP, Disease-Management-Programm), Erklärungen zur Organspende, eine Vorsorgevollmacht und eine Patientenverfügung eingestellt werden.
Darüber hinaus haben Patienten die Möglichkeit, eigene Dokumente wie Scans oder Fotos alter Arztbriefe, selbst gemessene Werte oder auch Krankheitstagebücher und weitere Notizen hochzuladen.
Die gesetzliche Krankenkasse stellt Abrechnungsdaten aus ärztlichen Behandlungen ein, falls der Versicherte dem nicht widersprochen hat. Seit 2026 sind diese Daten nur noch für den Patienten und nicht mehr für Praxen oder Apotheken sichtbar. Andersherum hat die Krankenkasse keinen Zugriff auf die medizinischen Inhalte der ePA.
Die elektronische Patientenakte wird ständig weiterentwickelt und ausgebaut: In den nächsten Jahren sollen noch der elektronische Impfausweis, die Patientenkurzakte (enthält versorgungsrelevante Informationen zum Patienten), das Zahnbonusheft, der Mutterpass und das U-Kinderuntersuchungsheft in elektronischer Form hinzukommen.
ePA-Sonderfälle: Kinder und Privatversicherte
Kinder bis zum 15. Geburtstag können noch nicht selbst entscheiden, ob sie eine ePA haben möchten oder nicht. Das übernehmen die Eltern oder sonstigen Erziehungsberechtigten.
Ältere Jugendliche können die ePA ohne Zustimmung der Eltern löschen lassen beziehungsweise selbst verwalten oder eine Vertretung, zum Beispiel durch die Eltern, einrichten.
Auch private Krankenversicherer können ihren Versicherten eine ePA anbieten, sie sind dazu jedoch nicht verpflichtet. Auch hier ist die Nutzung für die Versicherten freiwillig, außerdem wird die ePA nicht automatisch angelegt.
Wer die elektronische Patientenakte nutzen will, muss bei seinem privaten Versicherer eine Krankenversicherungsnummer beantragen.
Flexible Nutzung der elektronischen Patientenakte
Statt der elektronischen Patientenakte bei der eigenen Krankenkasse komplett zu widersprechen, können die Versicherten auch einzelne Funktionen einschränken. So ist ein Widerspruch beispielsweise zu den folgenden Einträgen jederzeit online, schriftlich oder telefonisch möglich:
- zu den Zugriffsrechten für Behandelnde
- zum Einstellen bestimmter Dokumente die Behandlung betreffend
- zum Speichern von Abrechnungsdaten der Krankenkasse
- zur Weitergabe von Daten für gemeinwohlorientierte Forschungszwecke
Die Originalunterlagen bleiben im Falle von Widersprüchen in den Systemen der Arztpraxen erhalten, dazu sind diese gesetzlich verpflichtet. Das gilt ebenso bei einem vollständigen Löschen der ePA auf Wunsch des Versicherten.
Außerdem lässt sich jeder Widerspruch später wieder zurücknehmen, sodass die entsprechenden Einträge ab diesem Zeitpunkt wieder in der elektronischen Patientenakte vorgenommen werden. Eine rückwirkende Speicherung ist jedoch für Arztpraxen, Apotheken und andere Gesundheitseinrichtungen nicht verpflichtend.
Gut zu wissen: Wie sicher ist die ePA?
Die elektronische Patientenakte wird über ein besonders geschütztes Gesundheitsnetz, die Telematikinfrastruktur (TI), betrieben.
Die Daten sind verschlüsselt, und Zugriffe werden protokolliert. Die Server befinden sich in Deutschland und deren Betreiber haben keinen Zugriff auf die Daten.
Kritik an der elektronischen Patientenakte
Kritische Stimmen zur elektronischen Patientenakte beziehen sich selten auf die Grundidee einer zentralisierten Datenspeicherung, sondern meistens auf organisatorische oder technische Schwierigkeiten.
So besteht trotz aller Bemühungen um größtmögliche Datensicherheit immer ein Restrisiko, dass die ePA gehackt und deren Inhalte missbraucht werden könnten.
Auch hat die ePA noch nicht das gewünschte – und geplante – Maß an Flexibilität erreicht: So lassen sich beispielsweise Medikamentenlisten nur vollständig verbergen oder freigeben, ohne die Möglichkeit, einzelne Arzneimittel auszuklammern.
Außerdem können Dateien oder Ordner nur entweder für alle Beteiligten sichtbar gemacht oder für alle gesperrt werden. Was ein Arzt sieht, sehen also auch Apotheker, andere Ärzte und später auch Krankenhäuser. Eine Ausnahme ist hier die Krankenkasse, die nur auf die Abrechnungsdaten Zugriff hat.
Volle Nutzung der ePA technisch schwierig
Einer der größten Kritikpunkte ist jedoch die technische Komplexität, die Patienten die vollumfängliche Nutzung der ePA erschwert. Denn wer die Einstellungen in der Akte selbst bearbeiten will, muss über diverse Hard- und Software und die damit verbundenen Kenntnisse verfügen, was vor allem der älteren Generation, die am häufigsten interdisziplinär medizinisch behandelt wird, oftmals Schwierigkeiten bereitet.
Zur aktiven Verwaltung der eigenen ePA brauchen Versicherte die jeweilige ePA-App ihrer Krankenkasse, ein Smartphone oder Tablet mit aktuellem Betriebssystem, die PIN zur Krankenkasse, die sich nur über ein zeitintensiveres Identifizierungsverfahren (z. B. Postident) erstellen lässt, oder wahlweise einen Personalausweis mit Online-Funktion.
Manche Krankenkassen verlangen für die Anmeldung in ihrer ePA-App sogar noch eine weitere App zur Identifizierung.
Wer die ePA auf einem Computer verwalten will, hat es nicht leichter: Hierfür braucht es ebenfalls ein eigenes Programm von der jeweiligen Krankenkasse, einen sogenannten ePA-Client, und dazu ein Kartenlesegerät ab Sicherheitsstufe 2 mit Tastatur, eine elektronische Gesundheitskarte, die zur Nahfeldkommunikation (NFC) fähig ist, und die zugehörige PIN.
Elektronische Patientenakte meist passiv genutzt
Die hohen technischen Hürden führen derzeit noch oft dazu, dass Patienten in ihrer ePA eben keine Dokumente ansehen, hochladen, verbergen oder löschen, keine Zugriffsrechte verwalten und keine Widersprüche erklären oder zurücknehmen.
Stattdessen nutzen sie die elektronische Patientenakte passiv, zum Beispiel indem sie Arztpraxen Befunde oder Arztbriefe einstellen lassen, die Apotheker oder Therapeuten später einsehen können.
Die häufigste Gelegenheit, bei der Patienten überhaupt mit der ePA in Berührung kommen, ist das Vorlegen der Versichertenkarte in der Apotheke zum Einlösen von E-Rezepten.
Wem das nicht genug ist, der kann die sogenannte Ombudsstelle seiner Krankenkasse bitten, ihm bei der Verwaltung der ePA behilflich sein. Diese Stellen sind dafür da, Versicherte zu unterstützen, die ihre Patientenakte nicht selbst digital verwalten können. Quellen:
https://www.verbraucherzentrale.nrw/wissen/gesundheit-pflege/krankenversicherung/elektronische-patientenakte-epa-was-sie-kann-und-wie-sie-sie-nutzen-57223
https://gesund.bund.de/wie-verwalte-ich-meine-epa