FAQ zum E-Rezept: Was PTA wissen sollten

Das E-Rezept wird von einem Arzt digital erstellt, signiert und in der Arztpraxis auf einem zentralen System (E-Rezept-Fachdienst) gespeichert. Anschließend können Patienten es in einer Apotheke einlösen. Dabei können die Versicherten selbst entscheiden, wie sie ihr E-Rezept einlösen. Sie haben drei Optionen: 

• Mit der elektronischen Gesundheitskarte (eGK),
• der E-Rezept-App oder
• einem Papierausdruck.

Neben dem Patientennamen und dem Geburtsdatum enthält der Ausdruck Angaben zum verordnenden Arzt sowie das Ausstellungsdatum. 

Darüber hinaus finden sich auf dem Ausdruck bis zu vier DataMatrix-Codes: Ein großer für die gesamte Verschreibung sowie bis zu drei kleine für jedes einzelne verordnete Arzneimittel. So können auch nur einzelne Medikamente einer Verschreibung problemlos durch die Apotheke beliefert werden. Die wesentlichen Arzneimittelinformationen sind neben den einzelnen Codes in Klartext abgedruckt.

Ebenfalls anders als beim bisherigen Rezept enthält der Ausdruck keine händische Unterschrift. Jedes E-Rezept wird vom Arzt digital signiert. 

Egal ob digital in der App oder als Ausdruck auf Papier – das E-Rezept kann stets von demjenigen eingelöst werden, der den Token mit sich führt. Damit ist nach wie vor auch das Einlösen durch Familienangehörige oder andere Dritte (z. B. Pflegekräfte) möglich.

• Über die Gematik-App („E-Rezept“): In diesem Fall wird in der Warenwirtschaft angezeigt, dass ein E-Rezept eingegangen ist.
• Als Papierausdruck: Patienten können sich den Token beim Arzt ausdrucken lassen. Der Ausdruck enthält neben den Codes auch Informationen zum Patienten, zu den verordneten Arzneimitteln und zur Dosierung.
• Über KIM (Kommunikation im Medizinwesen): Dieser Übermittlungsweg von Arztpraxen direkt an Apotheken dürfte zumeist einen Verstoß gegen das Zuweisungsverbot darstellen. Aber: Hat zum Beispiel die Apotheke in der Praxis ein neues Rezept angefordert, kann dieses über KIM übertragen werden. Erlaubt ist die Direktzuweisung überdies bei Verordnungen über Zyto-Zubereitungen – für diese gilt allerdings noch keine E-Rezeptpflicht. Zudem sollen prospektiv Pflegeheime E-Rezepte per KIM an Apotheken schicken.
• Über die eGK (elektronische Gesundheitskarte): Das Einlösen gelingt durch Stecken der eGK in das Kartenlesegerät. Die Apotheke kann E-Rezepte der Versicherten dann im E-Rezept-Fachdienst abrufen und einlösen. Für die Nutzung ist keine PIN nötig.

Nein, das E-Rezept liegt auf einem Server innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI), dem sogenannten Fachdienst. Die eGK ist lediglich ein Schlüssel, um den Apotheken den Zugriff auf den E-Rezept-Fachdienst zu ermöglichen. Dort werden alle Rezepte gespeichert.

In folgenden Fällen dürfen Ärzte weiterhin das Muster-16-Formular (rosa Rezept) nutzen: 

• bei technischen Störungen (wenn z. B. die Telematik- oder Internetverbindung nicht funktioniert)
• der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) defekt ist
• Soft- oder Hardware defekt ist

Bei Hausbesuchen, Verordnungen von Hilfsmitteln, DiGA sowie Sprechstundenbedarf dürfen Ärzte weiterhin das Papierrezept verwenden. Auch Betäubungsmittel und T-Rezepte werden vorerst weiterhin ausschließlich auf Papier verordnet. 

Um ein E-Rezept bearbeiten zu können, muss es mithilfe des Tokens vom E-Rezeptserver heruntergeladen werden. Dazu muss die Apotheke den DataMatrix-Code auf dem Smartphone oder dem Ausdruck scannen. Hierfür können dieselben Scanner verwendet werden wie für die Securpharm-Abfrage.

Wenn der Patient den Token mit der Gematik-App zugewiesen hat, ist kein Scan erforderlich. Dann wird das zugewiesene E-Rezept in der Software angezeigt und kann heruntergeladen werden.

E-Rezepte, die nicht eingelöst wurden, werden automatisch zehn Tage nach Ablauf der Rezeptgültigkeit (Datum der Rezeptausstellung + 92 Kalendertage) gelöscht. Zulasten der GKV muss das Rezept allerdings innerhalb von 28 Tagen nach Ausstellungsdatum beliefert werden.

Im Gegensatz zum rosa Rezept können beim E-Rezept die verordneten Arzneimittel getrennt voneinander zu verschiedenen Zeitpunkten oder in verschiedenen Apotheken eingelöst werden. Denn für jede Verordnungszeile wird ein eigener Datensatz, also ein eigenes E-Rezept, erzeugt, der jeweils einzeln vom Server abgerufen und abgerechnet werden kann. 

Nein, jede Rezeptposition ist mit ihrer kompletten Menge vollständig zu beliefern, auch wenn beispielsweise zweimal 100 Stück verordnet sind. Diese Position kann nicht auf mehrere Apotheken aufgeteilt werden.

Der Ausdruck ist nur ein Zettel in A4- oder A5-Format. Er ist nicht das tatsächliche E-Rezept, sondern enthält nur den Schlüssel dazu, den sogenannten Token. Mit diesem kann das eigentliche E-Rezept vom Server abgerufen werden. Dieses liegt nur noch elektronisch vor.

Der Ausdruck ist für die Abrechnung irrelevant und kann im Anschluss an die Belieferung datenschutzkonform vernichtet oder dem Patienten mitgegeben werden.

Eine Abgabe nur anhand der Informationen auf dem Ausdruck ist nicht mal im Notfall (z. B. bei Ausfall des Internets) erlaubt. Das E-Rezept muss stets vom Server abgerufen werden.

Ob ein Rezept noch offen ist oder bereits beliefert wurde, sieht man erst beim Abruf.

Ruft eine Apotheke mithilfe des Tokens ein E-Rezept vom Fachdienst ab, wird es mit „abgerufen“ markiert und bekommt den Status „in Bearbeitung“. Damit kann es nicht noch einmal abgerufen werden.

Innerhalb von 24 Stunden nach der Abgabe schickt die Apotheke den Abgabedatensatz zurück an den E-Rezeptspeicher. Das Rezept bekommt den Status „abgegeben“. Ein nochmaliger Abruf ist nicht möglich. Erst wenn die Apotheke ein heruntergeladenes, aber nicht beliefertes Rezept zurück zum Fachdienst gibt, ist ein erneuter Download möglich.

Eingelöste E-Rezepte sind 100 Tage verfügbar. Eine dauerhafte Speicherung im Fachdienst ist nicht vorgesehen. Künftig soll die Möglichkeit geschaffen werden, dass Versicherte die Verordnungs- und Dispensierdaten aus den E-Rezepten mit ihrer E-Patientenakte synchronisieren und dort dauerhaft speichern können.

Wird ein E-Rezept heruntergeladen und dann doch nicht beliefert, zum Beispiel weil der Patient keine Nachlieferung möchte, kann es zurückgegeben werden. Der Status auf dem E-Rezeptspeicher wechselt dann von „in Bearbeitung“ zurück nach „offen“. Jede Apotheke, die über den Token verfügt, kann dann wieder darauf zugreifen.

Auch wenn die Apotheke den Sammelbeleg gescannt hat, können einzelne Positionen beliefert und andere an den E-Rezept-Fachdienst zurückgegeben werden. Dann kann der Patient mit dem Ausdruck in eine andere Apotheke gehen und die restlichen E-Rezept-Positionen einlösen.

Nach dem erfolgreichen Abruf des E-Rezepts stehen alle Daten in der Software bereit. Die Bearbeitung unterscheidet sich kaum von der eines Papierrezepts, nachdem es gescannt oder die Daten manuell eingegeben wurden.

Für alles, was bisher händisch auf dem Rezept vermerkt werden musste, wie pharmazeutische Bedenken, gibt es ein Kommentarfeld. Dessen Inhalt ist Teil des Abgabedatensatzes.

Analog zum rosa Rezept können im Rahmen der Abgabe gesetzlich oder vertraglich geregelte Ergänzungen bzw. Korrekturen vorgenommen werden. Zudem soll die Bearbeitung durch vorgefertigte Auswahlmöglichkeiten (sog. Schüssel, insgesamt 12 Stück) erleichtert werden (z. B. Schlüssel 4 = Korrektur/Ergänzung der Dosierung).

PTA können die unmittelbaren Korrekturen, Ergänzungen oder Abweichungen an einer Verordnung vornehmen. Der in der Apotheke generierte Abgabedatensatz muss jedoch mit einem elektronischen Heilberufsausweis (HBA) und somit von einem Approbierten signiert werden. _{*Stand 09/2022}

Auch ein falsch angegebener Zuzahlungsstatus lässt sich korrigieren. Dafür wurde eine neue Gruppe 15 in den Zusatzattributen geschaffen. Dort kann zwischen 0 = nein und 1 = ja gewählt werden. In diesem Fall ist keine qualifizierte Signatur mit dem HBA nötig, da es sich nach Auffassung des DAV und des GKV-Spitzenverbands nicht um eine Rezeptänderung handelt. Somit können auch PTA solche Rezepte beliefern, ohne dass im Nachhinein eine Freigabe durch einen Approbierten nötig wird.

Eine nachträgliche Änderung eines einmal freigegebenen E-Rezepts durch den Arzt ist nicht möglich. Wird nämlich die E-Rezept-Datei im Nachhinein verändert, wird somit die elektronische Signatur des Arztes zerstört und das E-Rezept damit unbrauchbar.

Ist eine Änderung erforderlich, kann sie gemäß den Vorgaben des Rahmenvertrags bei der Abgabe vorgenommen und als Kommentar vermerkt werden. Alternativ muss das Rezept gelöscht und neu ausgestellt werden. Zur Kommunikation mit dem Arzt sollte bevorzugt der TI-Dienst KIM verwendet werden.

Wenn die Apotheke über den Token verfügt, kann sie E-Rezepte vom Speicher löschen. Das kann notwendig sein, wenn ein Verordnungsfehler eine Neuausstellung erforderlich macht. Auch Patient und Arzt können E-Rezepte löschen.

Sobald die Apotheke den Dispensierdatensatz an den E-Rezeptspeicher gesendet hat, erhält sie im Gegenzug eine signierte Quittung (E-Rezept-Quittung). Mit der kann sie gegenüber dem Apothekenrechenzentrum (ARZ) beweisen, dass sie zur Abgabe berechtigt war und das E-Rezept folglich abrechnen darf.

Die E-Rezept-Quittung ist ein Zeugnis dafür, dass bis zu diesem Punkt im zeitlichen Ablauf alle Schritte ordnungsgemäß erfolgt sind. Sie bescheinigt somit, dass das E-Rezept aus technischer Sicht korrekt bearbeitet wurde. 

Sie muss nach Abgabe des verordneten Arzneimittels bis zum Ende des Folgetages abgerufen werden. Zusammen mit dem Verordnungs- und dem Abgabedatensatz ist sie dann beim Rechenzentrum einzureichen.

Nein, das ist nicht nötig. Die Signatur mit dem HBA ist auch nach dem Abruf der Quittung noch möglich. Die einfache Signatur per SMC-B-Karte erfolgt zudem bei der Abgabe automatisch.

Ja, die Abrechnungsdaten können sogar nach dem Übermitteln an das Rechenzentrum noch bearbeitet oder storniert und neu erstellt werden – dafür ist Zeit bis zum Monatsende. Dann übermitteln die Rechenzentren die Daten an die Krankenkassen. 

An der Quittung selbst muss allerdings auch dann nichts geändert werden, wenn im Abgabedatensatz noch eine Nachbesserung nötig wird oder er komplett neu generiert wird – denn sie hat nichts mit den Abgabedaten zu tun. _{*Stand 09/2022}

• Manuelle Kontrolle: In der Software können alle Rezepte mit Status „abgegeben“ angezeigt werden.
• Kontrolle via FiveRx: Mit dem E-Rezept gibt es zwei Möglichkeiten der Kontrolle über FiveRx.
  • „Synchrone Prüfung“: Das Ergebnis der synchronen Prüfung wird direkt bei der Verarbeitung in der Software angezeigt, sodass Korrekturen gleich in Anwesenheit des Patienten besprochen werden können.
  • „Asynchrone Prüfung“: Sie erfolgt nach der Abgabe unmittelbar vor der Übertragung an das Rechenzentrum.

Der Status „abgegeben“ entspricht beim E-Rezept dem bedruckten und bearbeiteten Muster 16. Nach der Kontrolle (die je nach Software auch automatisiert erfolgen kann) muss das E-Rezept zur Abrechnung freigegeben werden – in der Regel nicht jedes einzeln, sondern en bloc von der Apothekenleitung oder einer beauftragten Person. 

Die Apotheke sendet dann das sogenannte E-Rezept-Bundle an das ARZ. Dieses besteht aus

• dem vom Arzt signierten E-Rezept,
• dem von der Apotheke signierten Abgabedatensatz und
• der vom Fachdienst signierten Quittung.

Je nach Software ist das auch automatisiert möglich.

Der Abgabedatensatz enthält Daten, die heute schon auf das Rezept gedruckt werden, zum Beispiel Artikel, Preis, Abgabetag und Uhrzeit. Außerdem enthält er eine einfache Signatur der abgebenden Apotheke und die Chargenbezeichnung der Packung, sie wird beim Securpharm miterfasst. Zudem sind alle Aktivitäten der Apotheke rund um das Rezept nachvollziehbar, sie werden im Abgabedatensatz mitgeschrieben und mit Zeitstempel protokolliert.

Nachdem nur formal korrekte* und signierte E-Rezepte vom Arzt hochgeladen werden können, werden einige Retaxgründe wegfallen. Zusätzliche Sicherheit soll der sogenannte Referenzvalidator bringen.** Dieses Tool soll bei E-Rezepten überprüfen, ob der erzeugte Datensatz korrekt ist. Andere Retaxationen, zum Beispiel aufgrund von Rabattverträgen, wird es jedoch weiterhin geben.

_{*Wie das Beispiel der elektronischen Signatur jüngst zeigte, kann es hierbei jedoch Ausnahmen geben.}

_{**Stand 09/2022}

Für das einfache Abzeichnen von E-Rezepten bei der Abgabe wird die SMC-B (Institutionskarte, quasi der „Ausweis“ der Apotheke) eingesetzt. Diese wird von jeder Apotheke benötigt, da ohne die SMC-B keine Verbindung zur Telematikinfrastruktur hergestellt werden kann. Die gesetzlich geforderte Rückverfolgbarkeit zum jeweiligen Unterzeichner und deren Dokumentation stellt die Warenwirtschaft sicher.

Anders ist die Lage, wenn Änderungen am Rezept erforderlich sind. Laut § 17 Abs. 5 Satz 4 ApBetrO muss jede Änderung auf der Verschreibung vermerkt werden. Im Fall der elektronischen Verschreibung ist das Gesamtdokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu versehen. Eine QES ist aber mit der SMC-B allein nicht möglich, dafür braucht man einen eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) plus PIN. 

Der HBA ist jedoch Approbierten vorbehalten. Für PTA soll es künftig laut BVpta einen elektronischen Berufsausweis (eBA) geben. _{*Stand 09/2022}

Nein, die Verordnung von Teststreifen ist erst für 2026 vorgesehen. Allerdings ist rein technisch eine Verordnung über das Freitextfeld möglich, die auch genutzt wird. Diese Rezepte können aber laut Deutschem Apothekerverband (DAV) nicht abgerechnet werden. Apotheken sind angehalten, in diesen Fällen ein Muster 16 anzufordern.

In diesem Fall muss die Apotheke das ihr zugewiesene E-Rezept wieder freigeben. Der Patient kann das E-Rezept dann in einer anderen Apotheke einlösen. Bei einem grundsätzlichen Lieferproblem kann das E-Rezept gelöscht und eine neue Verordnung mit einem lieferbaren Arzneimittel ausgestellt werden. Patienten, die ihr E-Rezept mit der eGK einlösen wollen, müssen deshalb nicht erneut in die Apotheke kommen, ein telefonischer Kontakt zur Praxis reicht aus.

Ärzte können, wenn die TI ausfällt oder sie andere technische Probleme haben, weiterhin Muster-16-Rezepte ausstellen. Eine Möglichkeit, dass die Apotheke beim Ausfall der TI auf ein bereits hochgeladenes E-Rezept zugreifen kann, gibt es nicht. Kann die technische Störung nicht behoben werden, bleibt daher nur, ein Papierrezept zu organisieren.

Was die eigenen Komponenten betrifft, können Apotheken vorsorgen und beispielsweise eine Ersatz-SMC-B-Karte parat haben. Dies ist aus Sicht von Hannes Neumann, Produktmanager bei der Gematik, jedoch nicht erforderlich. Diese Karten seien vergleichbar mit einer SIM-Karte im Mobiltelefon. Die Gefahr, dass eine solche kaputtgeht, sei sehr gering.

Sollte das Internet, beispielsweise wegen einer Störung beim Provider, nicht mehr zu erreichen sein, kann in aller Regel unter Verwendung von Mobilfunkstandards eine Verbindung ins Internet hergestellt werden. So bieten etwa die meisten Smartphones inzwischen die Möglichkeit an, einen mobilen WLAN-Hotspot bereitzustellen. 

Im Fall eines Internet-Ausfalls sind allerdings neben den E-Rezepten auch weitere digitale Services betroffen, wie etwa bargeldloses Bezahlen und die Anbindung an (Vorbestell-)Plattformen.

• Bei Fragen zur E-Rezept-App und zur Anzeige der eigenen Apotheke in der Apothekensuche ist die Gematik der richtige Ansprechpartner.
• Bei Fragen zur Abrechnung ist das Rechenzentrum der richtige Ansprechpartner. Hilfe bieten zudem die FAQ des DAV.
• Für die technische Ausstattung ist der jeweilige IT-Dienstleister zuständig.
• Bei Schwierigkeiten beim Bedienen der Warenwirtschaft ist der entsprechende Software-Hersteller zuständig.
• Geht es um den HBA, kommt die jeweilige Ausgabestelle als Ansprechpartner ins Spiel – also die Kammern für Approbierte, die Gematik für Pharmazieingenieure und Apothekerassistenten.